Diensthoofd burgerzaken | Burgerlijke stand

Taken en verantwoordelijkheden

De stad Roeselare is op zoek naar een voltijds diensthoofd burgerzaken (team burgerlijke stand).

Als diensthoofd sta je in voor de coördinatie en dagelijkse werking van het team burgerlijke stand. Je zorgt samen met je team (een 5-tal medewerkers) voor een correcte naleving en toepassing van de wetgeving met het oog op een kwalitatieve en klantvriendelijke dienstverlening voor de Roeselarenaars. 

Als diensthoofd bewaak, coördineer, ondersteun en volg je de administratieve procedures en richtlijnen op zodat een adequate en klantgerichte dienstverlening kan worden gegarandeerd. Als diensthoofd ga je ook elke dag de uitdaging aan om verbeteringen en optimalisaties binnen de werking te realiseren en hierbij je team te motiveren.

Je kan dienstoverschrijdend denken en stemt binnen het departement af met andere teams/diensthoofden (waaronder zeker de teams niet-Belgen, bevolking en het team begraafplaatsen) om gemeenschappelijke uitdagingen (intern en extern) op éénzelfde kwalitatieve en proactieve manier aan te pakken en gewenste wijzigingen succesvol te implementeren binnen de eigen dienst.  

Je zorgt ervoor dat de medewerkers een correcte, efficiënte en klantgerichte dienstverlening aanbieden aan de externe en interne klanten. Je bent daarnaast ook hun klankbord en staat medewerkers bij met raad en daad in alle aspecten van hun tewerkstelling.

Als diensthoofd coördineer je zowel de medewerkers als de werkmethodes in functie van de dienstverlening m.b.t. volgende producten/projecten/processen: 

• Aangifte van geboorten, huwelijken en overlijden.
• Voltrekken van huwelijken en huldiging van jubilarissen.
• Aanvragen tot het bekomen van de Belgische nationaliteit.
• Erkenningen voor of na de geboorte.
• Aanvragen tot wijziging voornaam, registratie van echtscheidingen,…

Je bent inhoudelijk expert. Als centrumstad wil Roeselare graag pionier zijn. We gaan complexe nieuwe dossiers niet uit de weg maar proberen die op te nemen en (juridisch) uit te zoeken. We staan er ook voor open om besturen van randgemeenten te adviseren op basis van onze ervaringen.

Als diensthoofd bewaak, coördineer, ondersteun en volg je de administratieve procedures en richtlijnen op zodat een correcte en adequate dienstverlening kan worden gegarandeerd. 

Je werkt samen met:

• Je leidinggevende: het departementshoofd publieke dienstverlening.
• De collega’s van de dienst burgerzaken.
• De collega’s van andere steden en gemeenten.
• Externe instellingen en organisaties zoals, FOD binnenlandse zaken, FOD mobiliteit, rechtbanken, ambassades,…

Geboden wordt

• Een aantrekkelijke verloning op niveau B4-B5
• Alle relevante beroepservaring wordt meegerekend voor de bepaling van de geldelijke anciënniteit. Leidinggevende ervaring kan voor 6 jaar meegenomen worden in de schaalanciënniteit.
• In het kader van plaats- en tijdsonafhankelijk werken worden de nodige IT-werkmiddelen voorzien (laptop + GSM).
• Flexibel uurrooster volgens afspraken binnen de dienst.
• Mogelijkheid tot telewerk.
• Aanvullende haard-of standplaatstoelage van maximaal 117,62 euro bruto. Dit is afhankelijk van je persoonlijke situatie en kunnen we dus enkel voor jou persoonlijk bekijken, je kan hierover contact opnemen met de Personeelsdienst.
• Ruime opleidings- en loopbaanmogelijkheden.
• Maaltijdcheques van € 7 per gewerkte dag (€ 7,5 miv januari 2024).
• Een uitgebreid verlofstelsel (30 tot 35 dagen afhankelijk van je leeftijd).
• Pluspas (kortingspas).
• Een hospitalisatieverzekering.
• Integrale terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Mogelijkheid tot fietsleasing.
• Een fietsvergoeding.
• Een tweede pensioenpijler van 3%.
• Een fijne werkomgeving, bekroond met het certificaat 'Baanbrekende Werkgever '22' en een 'Employee Engagement Award '22' . 
• Als collega #VANRSL krijg je een ruim aanbod aan activiteiten door en voor je collega's om elkaar en de organisatie beter te leren kennen, of in functie van eigen ontwikkeling op vlak van duurzaam leven, gezonde voeding, beweging en mentaal welzijn.

Profiel kandidaat

• Onze waarden sluiten sterk aan bij wat jij belangrijk vindt: lees er hier alles over.
• Je weet het maximum uit je medewerkers te halen en bent hun steun en toeverlaat.
• Je hebt 2 jaar relevante ervaring.
• Je bent resultaats- en oplossingsgericht. Een probleem is een uitdaging voor jou. Je gaat actief op zoek naar kansen en mogelijkheden in elk van de uitdagingen waarmee je geconfronteerd wordt.
• Je kan een complex dossier of project helder analyseren en een concreet gericht voorstel tot oplossing/aanpak formuleren
• Je kan op een (klant)vriendelijke manier informatie geven en bekomen en stimuleert dit eveneens bij je medewerkers.
• Je bent klantgericht, gedreven en dynamisch en bovendien ook administratief sterk.
• Je stimuleert het efficiënt, doelmatig, nauwkeurig en ordelijk werken bij je medewerkers.
• Je pakt zaken zelfstandig op maar weet anderen te betrekken wanneer dit nodig is. 
• Je bent proactief en anticipeert op toekomstige uitdagingen of wijzigingen door de nodige aanpassingen te treffen.
• Je bent geëngageerd, collegiaal, discreet en integer.
• Je kent de basis softwarepakketten zoals Word, Outlook, Excel…
• Je kan werken onder tijdsdruk.
• Je bent expert of wordt op korte termijn expert op het thema. Je deinst er niet voor terug om wetgeving gerelateerd aan het eigen specifieke domein te doorgronden
• Je hebt interesse en bij voorkeur zelfs ervaring met leidinggeven. Je bent bereid om leiderschap op te nemen binnen de verwachtingen die de organisatie stelt. De 4 leiderschapsrollen die we als organisatie vooruit schuiven kan je in de praktijk brengen. We verwachten niet dat je in elke rol excelleert maar wel dat je er bewust mee om gaat. In bijlage kan je meer lezen over de leiderschapsrollen.
• Lees meer over de competenties die wij belangrijk vinden voor deze functie.

Meer informatie

• Voor meer info over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Andries Sioen, departementshoofd publieke dienstverlening: andries.sioen@roeselare.be of 051 26 21 56.
• Voor meer info over procedure, loon of aanwervingsvoorwaarden kan je contact opnemen met Justien Beernaert, deskundige werving en selectie: jobs@roeselare.be of 051 26 22 63.

Synoniemen jobtitel

Leidinggevende, burgerlijke stand, bevolking, burgers, wetgeving, dienstverlening, coördineren, administratie, klantgerichtheid